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【勵志文章】SMART原則

做人要Smart,做事便要用SMART原則

上天很公平,每個人都擁有24小時,成功人士往往能夠善用有限的時間,做出最大的貢獻。今天,我會和大家分享一下一個名為「Smart原則」的處事方法,希望能夠和大家分享如何用最少的時間,完成最多以及高質素的事情。SMART 這個英文字中有5個英文字母,分別代表做事的5個流程,分別是Specific、Measurable丶Achievable丶Relevant 和Time。

Specific (具體性):

當我們開始做事前,要先了解這件事的內容,了解越多資訊能夠協助我們制定計劃目標,讓我們向着目標進發。為了讓任務更加立體,我們可以先問自己五個W,分別是:

What: 我們想達到什麼目標?

Why : 為什麼這事十分重要?

Who: 這件事會涉及什麼人?

Where:這件事將會在甚麼地方發生?

Which :我們現在有什麼資源可以動用?

通過這五個問題,我們便能概括整個任務的基本概況,我們知道了任務的目的和重要性,也知道有什麼人同行,手上擁有什麼資源,可以幫助我們制定最合適的執行計劃。

在5個W中,筆者認為What 是最重要的,因為目標就像一艘航行中的船隻方向,如果沒有明確目標,或者目標錯誤,船永遠也不會去到目的地。所以,我們必須要花最多的時間去思考任務目標,並了解目標是否正確,有了目標,已經是任務成功的一半。

Measurable(可量度性)

當我們為任務設定目標和執行計劃後,我們便需要將計劃付諸實行,為了確保自己按步就班地完成目標,必須要制定一些可量度性的單位,適時監察自己是否按着進度前行。那個比方說,在讀書期間,老師在放暑假前必定會給我們一疊厚厚的暑期作業,有些人喜歡在暑假完結前一星期才臨急抱佛腳,一次過將暑期作業做好。但筆者永遠也不會這樣,因為如果最後一星期有什麼突發事情,或者功課難度比想像中大,就有機會完成不了功課。相反,筆者會在暑假開始之前,已經計劃好每個星期需要完成的功課進度,這樣將暑期作業攤分在整個暑假期間內完成,覺得相對比較輕鬆。

除了在任務期間的進度可以衡量外,任務結果也需要是可衡量的,否則我們永遠也不知道自己是否已經成功。打個比方說,上市公司每年都會制定來年發展方向,並用數據作為標準,例如用生意額上升10%來衡量公司成績是否亮麗。對於一些服務性行業,他們的目標可能就是每年不收多個某個數量的投訴。總言之,無論我們的任務是什麼,都必須要先將任務成果可量化,讓大家能夠在客觀的標準下執行任務。

Achievable(可達到的)

任何理想的任務都必須是可以達到的,而非天馬行空。一樣完全沒有可能達到的目標,其實是毫無意義的。打個比方說,一間巴士生產商在制定來年計劃時,在毫無任何技術基礎情況下,希望下年能夠生產一架能夠飛上太空的巴士,這是天馬行空的想法,即使制定了這個目標,也必定無法完成,終會失敗收場。在制定目標,我們先要評估一下自己能力和擁有的資源,在合理情況下制定目標,目標是團隊向前奮進的標桿,能夠起着正面的作用。一個沒有可能達成的目標,對於任務的執行有負面的效果,團隊也許會想:「不管我們多麼努力,但這個任務根本無法完成,我們不用太過努力。」

RELEVANT (相關性的)

這個流程幫助我們確保任務目標和其他大方向一致,起碼不會背道而馳。在一個團隊中,經常會同時執行數個、甚至數十個任務,這些任務細節也許會有不同,但方向應該和團隊的核心理念是一致的。舉個比方說,一個環保團體可能同時間執行數十個關於環保的項目,但無論是什麼任務,他們的出發點都是和環保有關,你不會看到他們執行的其中一個任務是有違環保概念的。當我們制定任務目標時,我們需要考慮和我們有關的持份者,包括供應商、客戶、同事、政府、社會上其他人士。我們必須要考慮他們的利益和任務對他們的影響,盡可能讓他們認同我們的任務,並且加以協助,任務執行起來就會更加順暢。

簡單來說,任務的關聯性重點是讓任務目標和我們團隊大方向一樣,而且盡量獲得其他持份者的支持,達到目標一致性。

Time (時間)

當我們執行任務時,都必須要為自己制定時間表,因為這可以確保我們在預計時間內完成任務,即使未能完成任務,也可以適時知道自己需要獲得其他協助。我們可以將任務分為不同的時間階段,例如短期和長期,短期可以再細分為一個星期、一個月,長期則可能分為一年、幾年,甚至更長遠。然後,我們再為不同時間段制訂不同目標,這些小目標就像賽道上不同的標桿,讓我們拾級而上,完成每個目標。我們經常聽到不少公司會制定一年計劃、三年計劃和五年計劃,其實就是因為這個原因,因為在制定五年計劃時,由於時間段長,期間可能會有很多因素轉變,導致目標有變,有了一年和三年計劃,就能夠讓我們在執行時不至於偏離軌道。

總括而言,Smart 的中文是智能,我們只要掌握這個字中的五個字母,加以運用和執行,就能將複雜的任務化繁為簡,將目標配合執行流程,用有限的時間完成最多的事情,大家不妨試試。

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