【勵志文章】SMART原則

January 4, 2021

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做人要Smart，做事便要用SMART原則

上天很公平，每個人都擁有24小時，成功人士往往能夠善用有限的時間，做出最大的貢獻。今天，我會和大家分享一下一個名為「Smart原則」的處事方法，希望能夠和大家分享如何用最少的時間，完成最多以及高質素的事情。SMART 這個英文字中有5個英文字母，分別代表做事的5個流程，分別是Specific、Measurable丶Achievable丶Relevant 和Time。

Specific （具體性）：

當我們開始做事前，要先了解這件事的內容，了解越多資訊能夠協助我們制定計劃目標，讓我們向着目標進發。為了讓任務更加立體，我們可以先問自己五個W，分別是：

What: 我們想達到什麼目標？

Why : 為什麼這事十分重要？

Who: 這件事會涉及什麼人？

Where:這件事將會在甚麼地方發生？

Which :我們現在有什麼資源可以動用？

通過這五個問題，我們便能概括整個任務的基本概況，我們知道了任務的目的和重要性，也知道有什麼人同行，手上擁有什麼資源，可以幫助我們制定最合適的執行計劃。

在5個W中，筆者認為What 是最重要的，因為目標就像一艘航行中的船隻方向，如果沒有明確目標，或者目標錯誤，船永遠也不會去到目的地。所以，我們必須要花最多的時間去思考任務目標，並了解目標是否正確，有了目標，已經是任務成功的一半。

Measurable(可量度性)

當我們為任務設定目標和執行計劃後，我們便需要將計劃付諸實行，為了確保自己按步就班地完成目標，必須要制定一些可量度性的單位，適時監察自己是否按着進度前行。那個比方說，在讀書期間，老師在放暑假前必定會給我們一疊厚厚的暑期作業，有些人喜歡在暑假完結前一星期才臨急抱佛腳，一次過將暑期作業做好。但筆者永遠也不會這樣，因為如果最後一星期有什麼突發事情，或者功課難度比想像中大，就有機會完成不了功課。相反，筆者會在暑假開始之前，已經計劃好每個星期需要完成的功課進度，這樣將暑期作業攤分在整個暑假期間內完成，覺得相對比較輕鬆。

除了在任務期間的進度可以衡量外，任務結果也需要是可衡量的，否則我們永遠也不知道自己是否已經成功。打個比方說，上市公司每年都會制定來年發展方向，並用數據作為標準，例如用生意額上升10%來衡量公司成績是否亮麗。對於一些服務性行業，他們的目標可能就是每年不收多個某個數量的投訴。總言之，無論我們的任務是什麼，都必須要先將任務成果可量化，讓大家能夠在客觀的標準下執行任務。

Achievable(可達到的)

任何理想的任務都必須是可以達到的，而非天馬行空。一樣完全沒有可能達到的目標，其實是毫無意義的。打個比方說，一間巴士生產商在制定來年計劃時，在毫無任何技術基礎情況下，希望下年能夠生產一架能夠飛上太空的巴士，這是天馬行空的想法，即使制定了這個目標，也必定無法完成，終會失敗收場。在制定目標，我們先要評估一下自己能力和擁有的資源，在合理情況下制定目標，目標是團隊向前奮進的標桿，能夠起着正面的作用。一個沒有可能達成的目標，對於任務的執行有負面的效果，團隊也許會想：「不管我們多麼努力，但這個任務根本無法完成，我們不用太過努力。」

RELEVANT (相關性的)

這個流程幫助我們確保任務目標和其他大方向一致，起碼不會背道而馳。在一個團隊中，經常會同時執行數個、甚至數十個任務，這些任務細節也許會有不同，但方向應該和團隊的核心理念是一致的。舉個比方說，一個環保團體可能同時間執行數十個關於環保的項目，但無論是什麼任務，他們的出發點都是和環保有關，你不會看到他們執行的其中一個任務是有違環保概念的。當我們制定任務目標時，我們需要考慮和我們有關的持份者，包括供應商、客戶、同事、政府、社會上其他人士。我們必須要考慮他們的利益和任務對他們的影響，盡可能讓他們認同我們的任務，並且加以協助，任務執行起來就會更加順暢。

簡單來說，任務的關聯性重點是讓任務目標和我們團隊大方向一樣，而且盡量獲得其他持份者的支持，達到目標一致性。

Time (時間)

當我們執行任務時，都必須要為自己制定時間表，因為這可以確保我們在預計時間內完成任務，即使未能完成任務，也可以適時知道自己需要獲得其他協助。我們可以將任務分為不同的時間階段，例如短期和長期，短期可以再細分為一個星期、一個月，長期則可能分為一年、幾年，甚至更長遠。然後，我們再為不同時間段制訂不同目標，這些小目標就像賽道上不同的標桿，讓我們拾級而上，完成每個目標。我們經常聽到不少公司會制定一年計劃、三年計劃和五年計劃，其實就是因為這個原因，因為在制定五年計劃時，由於時間段長，期間可能會有很多因素轉變，導致目標有變，有了一年和三年計劃，就能夠讓我們在執行時不至於偏離軌道。

總括而言，Smart 的中文是智能，我們只要掌握這個字中的五個字母，加以運用和執行，就能將複雜的任務化繁為簡，將目標配合執行流程，用有限的時間完成最多的事情，大家不妨試試。